Fin de contrat de travail

Lors d’une fin de contrat de travail  pour quelles que soient les raisons (démission, fin de CDD, licenciement, rupture conventionnelle), il indispensable de remettre au collaborateur certains documents. 

Avant toute chose il est indispensable d’établir le dernier bulletin de salaire du collaborateur.

Voici les différentes étapes d’une fin de contrat après l’élaboration du dernier bulletin de salaire:

Etape 1 : Solde de tout compte

Etape 2 : Certificat de travail

Etape 3 : Lettre portabilité mutuelle

Etape 4 : Lettre de portabilité prévoyance

Etape 5 : Attestation Pôle Emploi

Etape 1 : Le solde de tout compte

Le solde de tout compte est un document récapitulatif des montants versés par l’employeur au salarié au moment de la rupture du contrat de travail. Il dresse la liste des différents éléments de rémunération et des indemnités payés par l’employeur au salarié.
Le solde de tout compte permet de protéger l’employeur. Lors d’une fin de contrat le salarié a 3 ans pour contester le montant des sommes versées lors de son départ, s’il n’a pas signé de solde de tout compte. Si le collaborateur a signé un solde de tout compte lors de son départ, le délai de contestation est réduit à 6 mois.

Etape 2 : Certificat de travail

Le certificat de travail est un document remis par l’employeur à la fin du contrat de travail. La délivrance de ce document est obligatoire. Le certificat de travail doit comporter :

·         L’identification du salarié (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité sociale)

·         L’identification de l’entreprise (nom du représentant légal, dénomination sociale, forme juridique)

·         La date d’entrée et de sortie du collaborateur

·         L’intitulé exact de l’emploi occupé

·         Les droits acquis par le collaborateur, au titre du Droit Individuel de Formation (DIF) (à partir de 1^er janvier 2015 Compte Personnel de Formation (CPF)), c’est-à-dire le nombre d’heures acquises (non utilisées) et le montant correspondant. L’OPCA (Organisme Collecteur Paritaire Agrée) doit être mentionné sur le certificat de travail.

Attention : Même si le salarié n’a pas acquis d’heures de DIF au cours de son contrat (Ex : CDD de moins de 4 mois), il est indispensable de préciser 0 pour le nombre d’heures et 0 pour le montant afin de protéger l’employeur.

Etape 3 : Lettre de portabilité mutuelle

Le salarié peut continuer de bénéficier de la mutuelle (la complémentaire santé de l’entreprise) et ce même après la fin de contrat. C’est ce qu’on appelle la portabilité des garanties. Les conditions de cette portabilité sont les suivantes :

-       L’objet de la fin de contrat ne doit pas être un licenciement pour faute lourde.

-       La fin de contrat doit donner droit à l’assurance chômage.

-       Le contrat était d’une durée supérieure ou égale à 1 mois.

-       Le salarié a adhéré à la couverture complémentaire santé de l’entreprise durant son contrat de travail.

La loi prévoit le financement de ces garanties par mutualisation, cela ne représente pas un coût direct pour le salarié partant. Il perçoit ce maintien de garantie à titre gratuit, est ce pour une durée maximale de 12 mois.

Calcul : Pour 1 mois d’ancienneté, le salarié bénéficie d’un mois de portabilité, dans la limite de 12 mois maximum.

Lors d’une fin de contrat l’employeur doit fournir une lettre de portabilité mutuelle. Cette lettre doit indiquer les éléments auxquels le salarié a droit et la durée de la garantie.

Enfin, si le salarié trouve un autre emploi pendant la portabilité de sa complémentaire santé  la portabilité cessera automatiquement. Cette démarche est identique concernant la portabilité de la complémentaire prévoyance.

Etape 4 : Lettre de portabilité prévoyance

Dans les entreprises ayant une prévoyance ou pour les salariés ayant bénéficié d’une couverture complémentaire prévoyance

Comme pour la portabilité mutuelle, l’employeur doit donner au salarié partant une lettre de portabilité de prévoyance. Cette lettre de portabilité doit expliquer les droits du salarié ainsi que la possibilité de celui à renoncer au maintien des garanties.

Le système de calcul est identique à celui de la portabilité de la mutuelle mais la durée maximale est de 9 mois et non 12.

Il faut savoir que la lettre de portabilité de la prévoyance est une mesure temporaire c’est-à-dire qu’à partir du 1^er  juillet 2015, les portabilités de la prévoyance et de la mutuelle seront notées sur le certificat de travail.

Etape 5 : Attestation Pôle Emploi

Lors d’une fin de contrat, l’employeur est dans l’obligation de remettre une attestation afin qu’il puisse faire valoir ses droits aux allocations de chômage. L’employeur doit donner un exemplaire au salarié et en fournir un à Pôle Emploi.

Depuis le 1er janvier 2012, les structures de 10 salariés et plus sont dans l’obligation d’établir l’attestation d’assurance chômage par voie électronique. Pour les entreprises de moins de 10 salariés, la dématérialisation est facultative.  

Cette attestation dématérialisée se fait via le portail Pôle Emploi dans l’espace personnel de l’employeur dans ce cas de figure, cela ne peut pas être un tiers (expert-comptable, maison mère, entreprise agrée) qui effectue la déclaration. L’autre possibilité de déclaration est par le biais d’un logiciel de paie, dans ce cas de figure il est possible que ce soit un tiers qui déclare.

Tous ces documents ont une importance capitale car sans l’un de ces documents ou si il y a une erreur dans l’un de ceux-ci, la procédure de fin de contrat est remise en cause.

Une procédure non conforme peut entrainer une procédure aux prud’hommes.

Laurine VAISSADE

EMLV MRH promo 2015